Les utilisateurs doivent avoir une idée claire de ce qu'ils veulent accomplir lors de la sélection d'un service de conférence Web. Différentes conférences web systèmes offrent des caractéristiques différentes, et en fonction de l'utilisation prévue, pourraient ne pas être en mesure de faire tout ce que la personne tenue d'une réunion veut. Les outils nécessaires à une conférence Web peut être très différent d'une réunion d'affaires que ceux nécessaires à une conférence informelle entre personnes partageant une passion ou un intérêt commun, comme un club de lecture à distance ou étude de la Bible. De nombreux systèmes de conférence Web peuvent répondre aux besoins d'un large éventail de groupes, mais plus les outils que les services ont les moyens possibles, souvent une augmentation du coût pour les utiliser.
Le meilleur service de web conférence devrait être en mesure d'accueillir un nombre suffisant d'appelants ou de téléspectateurs pour les besoins de l'hôte. Certaines entreprises conférences Web d'accueil pour leurs employés et doivent être en mesure d'avoir des milliers de gens connectés à partir de sites à travers le monde. D'autres groupes peuvent avoir besoin d'être en contact avec seulement une poignée de personnes. L'hôte de la conférence devrait avoir une bonne idée de combien de personnes fréquentent et sélectionnez un service qui peut répondre à tous les appels.
La connectivité est un autre problème important à considérer lors du choix d'un service de conférence Web. Par exemple, une entreprise peut détenir une conférence à donner une nouvelle formation aux employés ou un produit important déploiement. La société ne voudrait pas que les demandeurs soudainement être déconnectés au milieu de la session ou pour l'audio ou la vidéo à briser. Il s'agit souvent d'une plainte quand il s'agit de systèmes de conférence Web gratuits ou peu coûteux. La même question pourrait ne pas être aussi important pour une réunion du groupe informel. Lorsque les participants sont dans des endroits éloignés, la rapidité du service et sa capacité à transmettre rapidement l'information sont souvent très important. L'hôte de la conférence doit s'assurer que le service qu'il ou elle choisit a une bonne réputation quand il s'agit de la connectivité Internet.
Un service de web conférence devrait être en mesure d'accomplir les objectifs de l'accueil à la réunion. Cela signifie souvent avoir les bons outils technologiques. vidéoconférence ,partage d'écran , et la capacité de travail collaboratif sur un projet sont les capacités qui pourraient être nécessaires. L'hôte peut vouloir être en mesure de montrer des vidéos aux participants ou donner l'occasion à plusieurs haut-parleurs pour participer à la discussion. Si ces choses sont nécessaires, l'hôte doit vérifier que le service de conférence Web, il ou elle choisit peut accomplir ces choses.
