En ligne de gestion de documents est un service qui permet aux gens de visualiser, partager, modifier et documents de contrôle en ligne. Un certain nombre d'entreprises offrent des services de gestion de documents en ligne, et certaines entreprises créent leurs propres systèmes à usage interne. Certains services sont gratuits, tandis que d'autres exigent des frais pour maintenir le service et pour offrir des prestations et des services supplémentaires.Il n'est pas rare que les entreprises offrent une gamme de services liés au bureau avec la gestion de documents en ligne afin que les gens puissent accéder à tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit.
Il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles les gens pourraient vouloir être en mesure d'accéder aux documents en ligne. Une des raisons les plus courantes est le désir d'avoir un bureau virtuel. Avec un bureau virtuel, quelqu'un n'est pas lié à un lieu ou un ordinateur spécifique, il est possible de connecter n'importe où dans le monde à consulter les documents en ligne. En outre, les gens peuvent partager leur bureau virtuel, comme par exemple quand un éditeur travaille avec un client dans un autre pays. Le client peut afficher des documents en ligne pour la visualisation et la modification ou l'autre partie, une approche beaucoup plus efficace que l'envoi de documents ou de les envoyer par courriel.
La collaboration en ligne est aussi plus facile la gestion de documents en ligne. Certaines entreprises ont des produits qui ont été spécialement conçus pour faciliter le travail collaboratif, permettant à plusieurs personnes d'être consignés dans un document à la fois, d'apporter des modifications et ajouter des commentaires. Stockage électronique de documents peut également être utile en tant que mesure de sécurité, en s'assurant que si le document est corrompu dans d'autres formats et les emplacements, il sera toujours disponible en ligne.
Il est possible de rendre les documents en ligne public ou privé. Les gens offrent parfois des curriculum vitae, des coupures de presse et documents similaires dans un format commun afin que les clients potentiels et les membres intéressés des médias puissent y accéder facilement. D'autre part, les personnes qui travaillent sur un projet confidentiel pourraient préférer une zone protégée par mot de leurs documents afin de s'assurer qu'ils ne sont pas vus par non autorisées personnel . Les gens peuvent généralement ajuster les paramètres de confidentialité, y compris les personnes autorisées à afficher le document, à tout moment.
Les gens qui sont intéressés à la gestion de documents en ligne peuvent servir à partir d'un certain nombre de services. Il est important de penser à ce genre de fonctionnalités peuvent être souhaitables avant de signer avec un service, et il peut aussi être judicieux de demander à d'autres personnes qui vont travailler sur le même document s'ils ont une préférence. Par exemple, quelqu'un pourrait déjà avoir un abonnement à un service et préfèrent travailler avec celui-là plutôt que de souscrire à un autre service.
